back-up microsoft 365

4 vragen en antwoorden over de standaard back-up van Microsoft

Wat weet jij van de back-up die standaard inbegrepen zit bij Microsoft? En is dat voldoende om er zeker van te zijn dat alle data van jouw organisatie veilig gesteld is?

Stel jezelf de onderstaande 4 vragen:

  • Hoelang worden verwijderde documenten van SharePoint en Teams bewaard in de Prullenbak?
  • Beschermt Microsoft je voor dataverlies door serviceproblemen en hackers?
  • Hoeveel dagen heb je de tijd om een verwijderde mailbox te herstellen?
  • Een bestand wordt 1x per jaar gebruikt en als je het wilt openen zie je dat het 8 maanden geleden verwijderd is. Kun je deze nog terughalen?

Ontdek de standaard back-up van Microsoft

Hoelang worden verwijderde documenten van SharePoint en Teams bewaard in de Prullenbak?

Niets is zo vervelend als het kwijtraken van een bestand. Omdat er belangrijke gegevens in staan of omdat je er veel tijd aan hebt besteed. Toch denken we vaak niet na over de mogelijkheid dat een bestand kwijt raakt. Als je werkt in de Office 365 applicaties van Microsoft, zoals Word en Excel, krijg je vaak ook het gevoel je je geen zorgen hoeft te maken over het kwijtraken van bestanden. Door de optie Versiegeschiedenis kun je terug naar een vorige versie van het bestand en een verwijderd bestand kun je terughalen vanuit de Prullenbak.

Dit kan alleen niet oneindig! In SharePoint en Teams worden items 93 dagen bewaard vanaf het moment dat je ze verwijdert van de oorspronkelijke locatie. Ze blijven de hele tijd in de Prullenbak van de site, tenzij iemand ze daar verwijdert of de Prullenbak leeg maakt. Als je er later dan 93 dagen achter komt dat een bestand ontbreekt, dan heb je pech.

Beschermt Microsoft je voor dataverlies door serviceproblemen en hackers?

Microsoft beschermt je niet voor dataverlies door hackers. Dat is volledig de verantwoordelijkheid van jouw organisatie. Microsoft biedt wel tools aan om de kans op hackers zo klein mogelijk te maken, denk aan Multi Factor Authentication of Password-less inloggen. Maar wanneer een medewerker zijn inloggegevens op een briefje schrijft, is het niet redelijk om hier Microsoft verantwoordelijkheid voor te laten zijn.

Voor serviceproblemen beschermt Microsoft je wel, al is het wel onder bepaalde voorwaarden. Het gaat hierbij enkel om de serviceproblemen aan de kant van Microsoft. De onderstaande afbeelding geeft hier een duidelijke weergave van. Wanneer er hardware fouten ontstaan in het datacenter of er vind een natuurramp plaats op de plek van een datacenter, dan zorgt Microsoft dat er een back-up is. Maar zoals je ziet, dekt dit dus zeker niet alles risico’s voor dataverlies.

Office 365 shared responsibility model

Hoeveel dagen heb je de tijd om een verwijderde mailbox te herstellen?

Een Outlook postvak wordt 30 dagen bewaard en je hebt dus 30 dagen de tijd om deze te herstellen. Dit geldt zowel voor een gebruiker die zijn Exchange Online-licentie kwijt raakt, als voor een gedeeld postvak of een gebruiker die is verwijderd. Kom je er na 31 dagen achter? Dan ben je helaas te laat.

Een bestand wordt 1x per jaar gebruikt en als je het wilt openen zie je dat het 8 maanden geleden verwijderd is. Kun je deze nog terughalen?

Eigenlijk komt het antwoord op deze vraag overeen met het antwoord op de eerste vraag. Een verwijderd bestand blijft 93 dagen bewaard vanaf het moment dat je het bestand verwijdert. Dus wanneer je er pas na 8 maanden achter komt dat een bestand ontbreekt, kun je deze niet meer terugvinden in de Prullenbak. En dat is een grote valkuil. Sommige bestanden gebruik je nou eenmaal niet zo vaak. Denk bijvoorbeeld aan een bestand dat je gebruikt om een nieuwe medewerker in te werken. In veel organisaties wordt er niet iedere drie maanden een nieuwe medewerker ingewerkt. Het zou zonde zijn als je het hele inwerkplan opnieuw moet schrijven.

Microsoft 365 Back-up van 1do gaat verder

Met Microsoft 365 back-up heb je wél een volledige back-up van al je Office 365 gegevens. De back-up die verder gaat waar Microsoft stopt. Uit bovenstaande antwoorden kun je opmaken dat je hier enkel tot op zekere hoogte een standaard en back-up hebt. Gegevensverlies aan jouw kant als gevolg van menselijk handelen, fouten, kwaadwillende bedoelingen, storingen, synchronisatiefouten, hackers of malware vallen hier niet onder. Daar beschermt Microsoft 365 back-up je tegen.

Meer weten?

We denken graag met je mee over de back-up mogelijkheden voor jouw organisatie.

Willem van der Weijden