Verrassend handige Outlook functies

12 september 2019

Outlook heeft echt een aantal verrassend handige functies die nog niet iedereen kent. Ontdek ze hieronder!

Sleep een e-mail naar je agenda

Supersnel van een email een agenda item maken. Sleep de email naar Agenda linksonder. Er wordt direct een nieuwe afspraak aangemaakt, deze bevat ook de tekst uit de email. Handig als je in een email een afspraak hebt gemaakt en je deze direct wilt plannen. Of als je een actiepunt uit een email wilt plannen in je agenda.

E-mailberichten bij verwijderen direct markeren als gelezen

Wil je écht een “schone” mailbox? Dan wil je waarschijnlijk geen enkel ongelezen bericht in je mailbox zien staat, zelfs niet in de map Verwijderde items. Er is een snelle oplossing die er voor zorgt dat alle verwijderde berichten als gelezen worden gemarkeerd.

Selecteer “Bestand” > “Opties” > “E-mail”. Onder “Overige” selecteer je “Berichten markeren als gelezen wanneer ze worden verwijderd”.

Je CC-mail automatisch in een aparte map

Outlook helpt je een handje met je overvolle inbox. Laat CC mail in een aparte CC map komen. Dan heb je in je Inbox alleen belangrijke e-mail waar je echt iets mee moet doen.

1. Maak een e-mailmap “CC map” aan.
2. Ga in de navigatiebalk naar Start en ga naar Regels en Waarschuwingen beheren.
3. Kies in het venster E-mailregels op Nieuwe regel.
4. Kies vervolgens in de wizard Regels voor toepassen die ik ontvang. Klik op volgende.
5. Selecteer Met mijn naam in het vak CC Klik op volgende.
6. Kies Verplaats het bericht naar naam map
7. Klik bij Stap 2 in het venster op naam map en selecteer de CC map die je net hebt aangemaakt. Klik op Voltooien en nog 2 keer op OK.
8. Je CC mail komt nu in een aparte map terecht.

Stuur een link in plaats van een kopie

Werk je samen met collega’s aan een rapport of document? Stuur dan geen kopie. Stuur een link.

Upload je documenten op Teams, OneDrive of SharePoint. Stuur vervolgens een link, geen kopie van het document. Alle ontvangers kunnen op hetzelfde moment hetzelfde document bewerken, daardoor heb je geen last meer van meerdere kopieën/versies.

Het werkt als volgt: Bestand toevoegen > Door weblocaties bladeren > OneDrive.

Je herkent het document aan een wolk bij het icoon.

E-mailberichten laten voorlezen

Ben je goed in multitasken? Laat dan je e-mailberichten voorlezen. Ondertussen kan je gewoon verder gaan met je andere werkzaamheden.

Hoe zet je deze optie aan?

• Selecteer Bestand > Opties > Toegankelijkheid.
• Vink onder Weergaveopties van toepassing het vakje Voorlezen weergeven aan.
• De optie Start voorlezen is nu toegevoegd aan het menu van je berichten.

Mis nooit meer een herinnering

Laat het herinneringsvenster weergeven in het programma waarin je aan het werk bent. Geen herinnering die je dan nog mist.

Zo stel je het in:

• Selecteer bestand > Opties > Geavanceerd.
• Vink het vakje herinneringen voorgrond weergeven onder herinneringen aan.