Wat is nieuw in Microsoft Teams?

18 maart 2021

Maart staat altijd in het teken van Microsoft Ignite: hét evenement waar alle nieuwe aankondigingen worden gedeeld rond Microsoft Teams. Wij hebben de highlights voor je op een rij gezet!

Vergaderingen

PowerPoint Live

Het geven van presentaties in Teams wordt vaak gedaan aan de hand van een PowerPoint presentatie. PowerPoint Live geeft presentatoren meer controle en overzicht tijdens het presenteren. Je ziet straks in één overzicht de notities, slides, chat en deelnemers op je scherm.

PowerPoint Live biedt ook een extra mogelijkheid voor deelnemers. Zo kunnen ze door de slides van de presentatie gaan en dus ook al vooruitkijken naar de volgende slides. Dit moet voor meer betrokkenheid van en interactiviteit met de deelnemers leiden. Dit is overigens wel een functie die de presentator ook kan uitschakelen als dit niet wenselijk is.

Microsoft PowerPoint Live is nu al beschikbaar.

Presentatormodus

Nog een extra functie die wordt toegevoegd voor presentaties in Teams. Je kunt straks zelf personaliseren welk beeld de deelnemers te zien krijgen tijdens de presentatie. Kies de modus die het beste bij jouw presentatie past:

Standout – In deze modus wordt jouw silhouet als het ware voor de gedeelde presentatie geplakt. Net als een weerman die het weer presenteert 😉.

Reporter – De gedeelde presentatie wordt hier verkleind boven je schouder geplaatst, net als bij een nieuwslezer.

Side-by-side – Deze modus plaatst de gedeelde presentatie en jouw videobeeld naast elkaar gepresenteerd.

Presentatormodus is binnenkort beschikbaar.

Dynamic view

Microsoft blijft continu verbeteringen zoeken om de ervaring met Teams prettiger te maken. Dynamic view is daar een voorbeeld van. Het rangschikt op intelligente wijze de elementen van een vergadering voor een optimale kijkervaring. Wanneer bijvoorbeeld iemand begin met spreken of presenteren, wordt de lay-out van je scherm automatisch aangepast. De spreker wordt automatisch uitgelicht of de PowerPoint wordt centraal geplaatst.

Dynamic view is binnenkort beschikbaar.

Weergavewisselaar

De nieuwe Presentatormodus laat zien dat je steeds meer zelf kunt personaliseren. Ook met de nieuwe functie Weergavewisselaar kun je zelf bepalen hoe jouw beeld eruit ziet tijdens een vergadering. Eerder is de Together Mode al geïntroduceerd en daar voegt Microsoft nu nog drie opties aan toe.

Gallery at top – De videogallerij met deelnemers wordt bovenaan het vergadervenster weergegeven, waardoor een natuurlijke manier van oogcontact met andere deelnemers makkelijker gemaakt wordt.

Focus – De videogallerij is deze modus hier juist verborgen, zodat al je aandacht gaat naar de presentatie die gedeeld wordt.

Full Screen – De vergadering wordt weergegeven op het volledige scherm, waardoor bijvoorbeeld je taakbalk uit beeld is. Dit kan helpen om tijdens een vergadering alle andere afleidingen op je laptop de baas te zijn.

Weergavewisselaar is binnenkort beschikbaar.

Live Reacties

De mogelijkheid om digitaal je hand op te steken tijdens een vergadering is een mooie oplossing wanneer je met grote groepen vergadert. Microsoft komt nu met nog vier extra opties voor live reacties. Deze vier live reacties zijn toegevoegd: Like👍, Love❤️, Applause👏 en Laugh😄. De functie is vooral gemaakt om vergaderingen aantrekkelijker en leuker te maken en om deelnemers betrokken te houden. Deze functies komen tevoorschijn als je het “hand omhoog” pictogram aanklikt.

Live Reacties is nu al beschikbaar.

Galerij opties voor Teams Rooms

We vergaderen niet meer altijd enkel met de personen in dezelfde ruimte. Steeds vaker schuiven personen op afstand digitaal aan bij een vergadering. Des te belangrijker dat iedereen het gevoel heeft dat ze echt betrokken zijn bij de vergadering, zeker de personen die vanuit huis inschakelen. Daarom zijn er twee galerij opties toegevoegd: Together Mode en grote galerij. Beide waren natuurlijk al mogelijk in standaard meetings, maar zijn nu dus ook beschikbaar in Teams Rooms.

Daarnaast is het mogelijk, wanneer een vergaderruimte twee schermen heeft om op één scherm de content van de vergadering te laten zien en op het andere scherm de personen die op afstand mee vergaderen te zien.

Nieuwe galerij opties zijn nu al beschikbaar.

Intelligente speakers voor Teams Rooms

Microsoft introduceert ook een nieuwe, intelligente speaker die tot 10 personen stemmen kan identificeren. Deze speaker stelt deelnemers in staat om het transcript te gebruiken om acties te volgen of vast te leggen door te weten wie in de ruimte wat heeft gezegd. Of je nu op afstand werkt of de vergadering volgt in de vergaderruimte, je kan altijd zien wie wat gezegd heeft tijdens een meeting. Uit privacy en veiligheidsoogpunt kunnen gebruikers deze functie op ieder moment in- of uitschakelen.

Intelligente speakers komen later dit jaar beschikbaar.

Webinars

Interactieve webinars tot 1.000 deelnemers

Vanaf deze maand is het mogelijk om interactieve webinars op te zetten tot 1.000 deelnemers. Dit betekent dat je ook met een groot aantal deelnemers toegang hebt tot functies zoals: uitgebreide presentatie mogelijkheden, live reacties, reportages na het event en hostbesturing zoals het uitschakelen van chat en video.

Wanneer een webinar meer dan 1.000 deelnemers aantrekt, wordt het webinar naadloos omgezet naar een view-only broadcast tot 10.000 deelnemers. Eind 2021 wordt dit bereik zelfs vergroot naar webinars tot 20.000 deelnemers.

Interactieve webinars tot 1.000 deelnemers deze maand beschikbaar.

View-only webinars tot 20.000 deelnemers eind dit jaar beschikbaar.

Deelnemer registraties en rapportage

Steeds meer organisaties maken gebruik van de webinar functie van Teams. Straks wordt het opzetten van een webinar nog eenvoudiger. Voeg eenvoudig een registratiepagina toe voor je vergadering of webinar en beheer de opkomst zowel voor als na de webinar. Ook kan het registratieformulier aangepast worden met gepersonaliseerde vragen. Denk bijvoorbeeld aan een vraag over de verwachting van de deelnemers. Na registratie ontvangen deelnemers automatisch een e-mailbevestiging.

Het is interessant om na een webinar gegevens te hebben over de deelnemers. Bijvoorbeeld wie heeft deelgenomen aan het webinar en hoe lang hebben zij deelgenomen. Deze rapportages zijn binnenkort mogelijk in Teams.

Deelnemers registratie en rapportage is binnenkort beschikbaar.

Chat, bellen en samenwerken

Teams Connect

Teams Connect maakt het makkelijk om kanalen te delen met iedereen. Niet alleen intern met collega’s met ook met externe contacten. Deze gedeelde kanalen staan tussen alle andere kanalen, zodat je er snel toegang tot hebt.

Goed om te weten dat dit kanaal alle functionaliteiten biedt: chatten, vergaderen, bellen, bestanden delen en tegelijk bewerken van documenten. Beheerders hebben toegang tot gedetailleerde besturingselementen, waardoor zijn controle behouden over hoe de externe gebruikers toegang krijgen tot gegeven en informatie.

Teams Connect wordt later dit jaar beschikbaar.

End-to-end encryptie

We gebruiken platformen als Microsoft Teams steeds meer als all-in-one communicatieplatform. Belangrijk voor organisaties dat ook dit platform voldoet aan de beveiligingseisen en naleving van wet- en regelgeving. Een nieuwe aankondiging die Microsoft gaat ondersteunen in Teams is end-to-end encryptie. End-to-end encryptie is het versleutelen van berichten zodat deze alleen door de afzender en de ontvanger ontcijferd kunnen worden. Hierdoor wordt een extra mogelijkheden geboden voor het voeren van gevoelige online gesprekken. In eerste instantie is de beveiligingsoptie alleen voor één-op-ééngesprekken beschikbaar, later dit jaar volgen online vergaderingen.

End-to-end encryptie is binnenkort beschikbaar.

Microsoft Viva

Vorige maand is Microsoft Viva geïntroduceerd: een nieuw “empoyee experience platform”. Dit platform brengt communicatie, kennis, leren, resources en inzichten samen en stelt mensen en teams in staat overal op hun best te zijn. Alle aspecten van Microsoft 365 wordt gecombineerd tot een ervaring in Microsoft Teams. Microsoft bevat vier modules, hieronder in het kort toegelicht.

Viva Connections gebruik je via Teams en biedt één toegangspunt voor interne communicatie en betrokkenheid met collega’s. Het biedt een gepersonaliseerde feed en dashboard om je te helpen alle nuttige bronnen te vinden die je nodig hebt van alle apps op jouw digitale werkplek.

Viva Insights helpt werknemers contact te onderhouden met collega’s, maar waakt ook over de nodige tijd voor pauzes en voor leren of werk waarbij focus vereist is. Persoonlijke ‘insights’ zijn enkel zichtbaar voor de werknemer zelf en voor managers en leiders biedt het bruikbare privacybeschermende inzichten.

Viva Learning creëert een centrale hub voor leren in Teams. Medewerkers kunnen gemakkelijk alles ontdekken en delen. Managers krijgen de tools die ze nodig hebben om leren toe te wijzen en om de voltooiing van cursussen bij te houden om een leercultuur te helpen bevorderen.

Viva Topics is als een soort Wikipedia van jouw organisatie. Viva Topivs gebruikt AI voor de automatische ordening van kennis en expertise binnen de hele organisatie tot relevante categorieën zoals ‘projecten’, ‘producten’, ‘processen’ en ‘klanten’.

Beveiliging

Door cloud-gebaseerde diensten en mobiel computergebruik hebben medewerkers vaak toegang nodig tot applicaties en bronnen terwijl ze niet verbonden zijn met traditionele bedrijfsnetwerken  en de bijbehorende beveiliging daarvan. Dit heeft bij Microsoft geleid tot het Zero Trust principe: “Vertrouw nooit, controleer altijd”. Nieuwe ontwikkelingen die zijn aangekondigd tijdens Ignite helpen je op elke mogelijke manier risico’s te verminderen, zodat je alles kunt beveiligen. Uiteraard op een dusdanige manier je niet vertraagd wordt in handelingen of processen. Hieronder bespreken we drie highlights die Microsoft heeft aangekondigd.

Coauteurs van documenten die zijn beveiligd met Microsoft Information Protection

Hierdoor kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd aan beveiligde documenten werken en tegelijkertijd profiteren van de ingebouwde, intelligente uniforme en uitgebreide bescherming voor documenten en e-mails in Microsoft 365-apps.

Threat Analytics in Microsoft 365 Defender

Nieuw is ook Threat Analytics: een reeks rapporten van deskundige Microsoft-beveiligingsonderzoeker. Deze rapporten kunnen je helpen om actieve bedreigingen rechtstreeks in Microsoft 365 Defender te begrijpen, voorkomen en verminderen.

Passwordless authentication

Door het gebruik van wachtwoorden wordt de kans op hacken vergroot. Nog te vaak gebruiken mensen eenvoudige wachtwoorden die eenvoudig gehackt kunnen worden. Passwordless authentication biedt daarom beveiliging. Medewerkers hoeven geen wachtwoorden meer in te vullen, maar bevestigingen hun identiteit bijvoorbeeld met een verificatie via hun telefoon.