MANA Bedrijfswagens van Google Workspace naar Microsoft 365
26 mei 2021
Waar MANA Bedrijfswagens naar op zoek was? “Een beveiligde IT omgeving in de cloud die we centraal kunnen beheren”, antwoord Raphael van Ballegooijen, operationeel manager van MANA Bedrijfswagens. MANA Bedrijfswagens is dealer van MAN Bedrijfswagens en Volkswagen Bedrijfswagens Service Partner, met inmiddels vijf vestigingen was het tijd om kritisch naar de huidige IT omgeving te kijken. Het begin van een prettige samenwerking tussen MANA en 1do, waar inmiddels al meerdere projecten uitgevoerd zijn voor de vernieuwde IT omgeving.
Op zoek naar een beveiligde, centraal geregelde IT omgeving
Voorheen werkten medewerkers van MANA met Gmail en Google Drive in combinatie met lokale fileserver voor de opslag van bedrijfsbestanden. Dat wilden ze anders. Raphael: “De IT omgeving was ouderwets en niet centraal geregeld. Dat bracht grote risico’s met zich mee, bijvoorbeeld op het gebied van beveiliging.” Op locatie stonden een AS400- en file server van meer dan 10 jaar oud, voor het vervangen van de AS400 was het traject naar de cloud al opgestart. Raphael: “Na de eerste gesprekken met 1do had ik een goed gevoel. Jullie zijn heel rechtlijnig, duidelijk over wat mogelijk is. Dit was doorslaggevend in de keuze voor 1do ten opzichte van andere partijen.”
Inventarisatierapport: een duidelijk vertrekpunt
1do is het project gestart met het schrijven van een inventarisatierapport. Een ronde langs alle vijf vestigingen om heel gedetailleerd op papier te zetten waar de IT omgeving van MANA op dat moment uit bestond. Echt een toevoeging volgens Raphael: “Daardoor wist ik dat we een keuze konden maken op basis van feiten. We wisten zelf ook niet precies wat voor apparatuur overal stond. Nu hebben twee bekwame IT-ers alles op een rij gezet.” Nog een bijkomend voordeel volgens Raphael: “In principe mochten we met dat rapport ook naar een andere IT partij gaan. Dat hebben we natuurlijk niet gedaan, maar ik vond het rapport echt een toegevoegde waarde.”
Nieuwe internetlijnen, nieuwe fileserver en migratie naar Microsoft 365
Na de inventarisatie kon gekeken worden naar de wensen van MANA en waar het bedrijf ooit naartoe wil. Ze willen veel meer online werken, meer in de cloud. Een migratie naar Microsoft 365 bleek een geschikte oplossing. Is dat mogelijk met de huidige IT-omgeving? Nee, was het antwoord. De internetlijnen en de beveiliging moest op de schop. De huidige internetlijnen hadden niet voldoende capaciteit om het bedrijf in de cloud te laten werken. Ook de firewalls moesten vernieuwd om een stuk beveiliging te waarborgen.
De eerste stap die genomen moest worden, was dus het vernieuwen van de internetlijnen en firewalls. “En weet je wat ik echt niet verwacht had”, zegt Raphael, ” dat er ook nog 60% kosten besparing zou zijn t.o.v. onze bestaande verbindingen met een eigen fiber lijn. Dat had ik vooraf echt niet zien aankomen.”
Vervolgens zijn er eigenlijk twee trajecten tegelijk gaan lopen. Er moest een nieuwe server gebouwd worden om de huidige fileserver te vervangen en een Microsoft 365 omgeving moest opgetuigd worden voor MANA. Nadat alle e-mail van Gmail naar Exchange Online gemigreerd was en alle persoonlijke bestanden van Google Drive naar OneDrive, konden de medewerkers van MANA gaan werken in de nieuwe, moderne Microsoft 365 omgeving. De laatste stap was de migratie van de werkplekken. Alle werkplekken moesten gekoppeld worden aan de nieuwe fileserver. Nadat ook dit succesvol uitgevoerd was, had MANA een compleet nieuwe IT omgeving staan.
Meedenken met de organisatie
Naast een vernieuwde IT omgeving was MANA ook druk met de voorbereidingen van de introductie van een nieuwe naam. “Hiervoor was onze bedrijfsnaam Thieu van Dorst en sinds januari 2021 zijn we verder gegaan onder de naam MANA Bedrijfswagens”, vertelt Raphael. “Ik ben heel blij dat ik in een vroeg stadium al verteld heb dat er een paar maanden later een nieuwe naam zou worden aangekondigd. 1do haakte hier direct op in door het advies te geven de nieuwe fileserver onder de nieuwe naam te bouwen. Enkel de bedrijfsnaam van een fileserver veranderen kan namelijk niet, dan moet de hele fileserver opnieuw gebouwd worden. Het heeft ons veel tijd en geld bespaard dat we in het geheim, toen niemand de nieuwe naam nog wist, de fileserver alvast voorbereid hadden op de toekomst.”
Over het meedenken van 1do en het samen sparren is Raphael sowieso erg tevreden. “Waar eerst gepland was dat de uitrol van de server gedurende een heel weekend zou plaatsvinden, kwam de projectleider van 1do met het idee om met meerdere collega’s van 1do aanwezige te zijn op al onze vestigingen op één vrijdagavond, hierdoor waren we in één avond volledig over en konden wij het weekend gewoon weer werken.”
Klantverantwoordelijke op locatie
Op dit moment komt één keer per maand de klantverantwoordelijke engineer van 1do bij MANA over de vloer. Om medewerkers te helpen bij de overstap, antwoord te geven op vragen of de laatste wensen nog op een goede manier in te richten. Ook met zeer dringende vragen is hij de contactpersoon van Raphael en dat is een meerwaarde vind hij: “Als het echt bedrijfskritisch is dan kan ik contact opnemen met hem. Natuurlijk niet voor onbelangrijke vragen, maar we konden bijvoorbeeld een keer niet op de APK website komen. Voor ons van bedrijfsbelang, want er konden geen wagens meer gekeurd worden. Dan is het fijn dat ik snel met Kevin persoonlijk kan schakelen in plaats van een helpdesk, zodat hij ervoor kan zorgen dat intern het de juiste prioriteit krijgt en daarna, zo snel als mogelijk, alles weer werkt.”
Of MANA nog plannen heeft voor te toekomst? “Zeker!”, zegt Raphael, “We willen dit jaar in ieder geval de telefonie vernieuwen. Daarna gaan we weer verder kijken om bijvoorbeeld de bestanden over te zetten naar SharePoint. Maar dat is echt nog langetermijndenken.”
Meer over MANA Bedrijfswagens
MANA Bedrijfswagens is officieel dealer van MAN Bedrijfswagens en verkoopt en levert nieuwe en jong gebruikte trucks en bedrijfswagens. Als Volkswagen Service Partner bieden ze daarnaast ook service en onderhoud aan. Ooit begonnen met één vestiging in Breda en vervolgens uitgegroeid naar vestigingen in Roosendaal, Goes, Den Bosch en Tilburg. Inmiddels telt de organisatie ongeveer 90 medewerkers. MANA Bedrijfswagens stelt de klant centraal en staat voor kracht, energie, respect en prestige. Bezoek voor meer informatie de website www.mana-bedrijfswagens.nl
