Wat ga je doen?
Als Officemanager ben jij de rechterhand van de directie én het organisatorisch middelpunt van de organisatie. Je ondersteunt een drukbezette manager in de dagelijkse werkzaamheden en zorgt er tegelijk voor dat de kantoororganisatie soepel draait.
Je fungeert als spil tussen management, medewerkers en klanten. Je zorgt ervoor dat dagelijkse processen goed verlopen en afspraken worden nagekomen. Je hebt een scherp oog voor structuur, voortgang en kwaliteit, en weet op natuurlijke wijze overzicht te bewaren in een dynamische omgeving.
Kort samengevat ga je aan de slag met:
- Secretariële en organisatorische ondersteuning
- Beheren en bewaken van agenda(’s) van de directie en/of het managementteam.
- Plannen en voorbereiden van interne en externe afspraken, vergaderingen en events.
- Notuleren en opvolgen van actiepunten bij overleggen.
- Administratieve ondersteuning
- Verwerken van HR-administratie in samenwerking met de externe HR-partner (mutaties, onboarding, wagenpark en werving).
- Ondersteunen van operationeel management met overzichten, berekeningen en rapportages.
- Beheren van contracten en afspraken met leveranciers.
- Werken met het CRM-systeem en contactgegevens actueel houden, zodat iedereen binnen het team over de juiste informatie beschikt.
- Fungeren als back-up voor de financiële administratie.
- Kwaliteit en interne processen
- Ondersteunen van het kwaliteitsteam bij het bewaken van processen, documenten en audits.
- Signaleren van verbeterkansen en bijdragen aan optimalisatie van werkprocessen.
- Officemanagement
- Aanspreekpunt voor medewerkers, leveranciers en bezoekers m.b.t. kantoorvoorzieningen.
- Contact onderhouden met gebouwbeheer.
- Zorgen voor een representatieve, goed georganiseerde werkomgeving.
- Organiseren van personeelsactiviteiten, zoals de maandlunch, attenties voor medewerkers etc.
- Communicatie & marketing
- Ondersteunen bij organisatie van events en interne/externe communicatie.
- Verzorgen van nieuwsbrieven en bijdragen aan marketingactiviteiten.
Wie ben jij?
Je bent iemand die graag structuur aanbrengt en moeiteloos overzicht houdt, ook wanneer het druk is. Je bent iemand die goed kan plannen en organiseren en denkt altijd een stap vooruit, mogelijke knelpunten zie jij al aankomen voordat ze ontstaan.
Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en weet snel te schakelen wanneer dat nodig is. Tegelijk communiceer je met tact en gemak op elk niveau binnen de organisatie.
Je beheerst de Nederlandse taal tot in de puntjes. Je werk is goed geordend. Anderen omschrijven jou als: servicegericht, nauwkeurig en professioneel. Kwaliteit leveren is belangrijk voor jou.
Wat zoeken wij?
- Sterke administratieve en organisatorische vaardigheden.
- Vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen.
- Zelf oplossend vermogen en een proactieve houding.
- Zeer goede digitale vaardigheden (AI-toepassingen, Excel, Word, Teams, Outlook).
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, zowel in het Nederlands als in het Engels.
- Ervaring in een MKB-omgeving.
- MBO+/HBO werk- en denkniveau.
Wie zijn wij?
Wij zijn 1do; een ambitieus IT-bedrijf in Dordrecht dat zich elke dag inzet om de IT en de telefonie van klanten met stip op één te zetten! De kwaliteit van de klantnetwerken vinden we erg belangrijk, maar zeker ook de kwaliteit van onze eigen dienstverlening. We bieden onze klanten systeembeheer, helpdesk, implementatie en advies. Ook bedenken en implementeren we passende en vernieuwende oplossingen die in projecten worden uitgevoerd. Onze klanten zijn werkzaam in een grote variatie aan sectoren in voornamelijk het MKB. Daardoor werken we met een breed spectrum aan IT-oplossingen met bijbehorende uitdagingen.
We vinden het belangrijk dat 1do-ers onze klanten persoonlijk kennen. Dat ze op de hoogte zijn van de geschiedenis van het bedrijf en weten hoe het reilt en zeilt.
Ons motto: Jouw IT en telefonie met stip op één.
Wat krijg jij?
Als jij bij ons aan boord stapt dan zetten we daar graag wat moois tegenover. We zijn een gezellig team in een informele organisatie met korte lijnen.
En verder kun je natuurlijk rekenen op:
- Een prima salaris en pensioenregeling;
- Uitgebreide aanvullende werknemersverzekeringen (ANW hiaat, WGA Gat, WIA Bodem en Excedent aanvulling);
- Een modern ingerichte werkplek met laptop en mobiele telefoon en uiteraard thuiswerkmogelijkheden;
- Volop ruimte om je d.m.v. cursussen en opleidingen te blijven ontwikkelen;
- Ruimte voor initiatieven en nieuwe ideeën.
Klaar voor actie?
We nodigen je graag uit om te solliciteren. Dan kunnen we alles wat we hier beschreven hebben met je bespreken. Laat direct hier je cv en motivatie achter. Kom je graag eerst meer te weten over de vacature of heb je nog vragen? Bel of mail met Danie van den Boogaart. Je kunt Danie telefonisch bereiken op nummer 088-4445003 of per mail: hr@1do.nl.