4 onmisbare functionaliteiten in je telefoonomgeving

31 december 2018

Als je nog nooit gebruik hebt gemaakt van hosted telefonie kan het zijn dat je niet op de hoogte bent van de vele voordelen die VoIP met zich meebrengt. Aanbieders van hosted telefonie gebruiken doorgaans verschillende benamingen voor de functionaliteiten, maar uiteindelijk is er onderling weinig verschil. Wij hebben voor jou een korte lijst gemaakt van enkele functionaliteiten die toegevoegd kunnen worden op een hosted telefoniecentrale. Bij elke functionaliteit wordt tevens uitgelegd wat de voordelen zijn en waarom dit een waardevolle aanvulling is voor jouw bedrijf.

Busy Lamp Fields

Een interessante naam voor een simpel lichtje op een telefoontoestel. Wanneer busy lamp fields ingeschakeld zijn gaat er een lampje bij collega’s branden als je in gesprek bent. Geavanceerde toestellen kunnen zelfs aan uw collega’s doorgeven met wie je aan de lijn bent. Maar waarom is dit in de praktijk handig? Het komt allemaal neer op tijdswinst.

Stel dat je iets wil bespreken met een collega en je wil weten of hij beschikbaar is. Dit kun je telefonisch doen, maar in de praktijk komt het regelmatig voor dat je eventjes lang die betreffende collega loopt. Mocht die betreffende collega in gesprek zijn, dan heb je het vast en zeker op een later moment geprobeerd. Als een werknemer per dag 6 minuten kwijt is aan het tevergeefs contacteren van collega’s, bespaar je met 10 werknemers elke week 5 uur aan loonkosten die niet goed besteed worden. Op jaarbasis een aanzienlijk bedrag.

Busy lamp fields zorgen niet alleen voor tijdsbesparing, maar ook voor een hogere klanttevredenheid. Stel dat je een klant aan de lijn hebt en je komt erachter dat je collega van administratie de vraag beter kan beantwoorden, dan kun je met busy lamp fields zien of je collega in gesprek is. Dit voorkomt dat je de klant in de wacht hoeft te zetten en alsnog moet teleurstellen. Dit bespaart zowel jou als de klant tijd.

Flexseating

Met flexseating kun je de instellingen van het ene VoIP toestel overzetten naar het andere toestel. Dit betekent dat je op je gebruikelijke nummer bereikbaar bent voor collega’s of relaties ongeacht waar je zit. Tijdens het bellen ziet de ontvanger zoals gewoonlijk het bedrijfsnummer. Flexseating is ideaal voor mensen die vaak op verschillende plekken werken of in bedrijven waar gebruik wordt gemaakt van flexwerkplekken.

Uit de wachtrij stappen

Deze functionaliteit komt iets minder vaak voor, maar is zeker een waardevolle toevoeging. Niemand houdt ervan om in de wacht te staan, zeker niet als het langer duurt dan nodig is. Met hosted telefonie kun je je klanten aanbieden om uit de wachtrij te stappen en een bericht achter te laten. Dit voicemailbericht wordt vervolgens afgeleverd in de gewenste e-mailbox waarna de klant vervolgens zo spoedig mogelijk teruggebeld kan worden. Werknemers hoeven zich niet te verontschuldigen tegenover een boze klant voor de lange wachttijd en klanten kiezen er graag voor om hun tijd ergens anders aan te besteden in plaats van wachten. Iedereen heeft baat bij deze functionaliteit.

Integratie met Microsoft Office / klik-en-bel

Met deze functionaliteit hoeft je nooit meer een nummer in te toetsen. Als je een klant wilt bellen kun je met een simpele klik je telefoon het nummer laten bellen dat weergegeven wordt op het beeldscherm. Vooral bedrijven die veel telefonisch contact hebben met klanten kunnen veel tijd besparen met deze functionaliteit.

Dit was nog niet alles

Hierboven staan slechts 4 voorbeelden van de vele mogelijkheden waar gebruik van gemaakt kan worden in combinatie met hosted telefonie. Andere mogelijkheden die wellicht interessant kunnen zijn voor jou:

• Callcenter – monitoring en sturing van telefoongesprekken, rapportages en een overzichtelijk status dashboard
• Call me now – het aanbieden van de de mogelijkheid om een telefoongesprek te starten via de website of e-mailhandtekening